Programme Management and Controlling im Team Europa

Befristet, Vollzeit · Bonn

Deine Aufgabenbereiche

Führungsaufgaben & Repräsentation

Fachliche Führung und Unterstützung der Landes-/Regionalteams im administrativen und finanziellen Bereich nach dem Leitbild der transformationalen Führung.
Mitauswahl von Auslandspersonal im administrativen und finanziellen Bereich auf Managementebene.
Förderung einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Landes-/Regionalteams und Partnerorganisationen.
Vermittlung und Vorleben der Organisationswerte.
Reflektion zu post-kolonialistischen Machtstrukturen und deren Relevanz für die eigene Arbeit.
Sicherstellung der Einhaltung humanitärer Werte in der Projektarbeit.
Repräsentation von Help nach außen (Geber, Fachpublikum, Öffentlichkeit) mit Bezug zur länderspezifischen Projektarbeit.

Strategische Entwicklung der Programmarbeit in Einklang mit der Gesamtstrategie der Organisation

Unterstützung der strategischen Planung, Erarbeitung und Weiterentwicklung der Länderstrategie im Bereich Finanzen und Administration mit dem jeweiligen Programm-/Länder-/Regionalteam.
Enge Zusammenarbeit und geteilte Gesamtverantwortung (Ownership) mit PMK für das gemeinsam betreute Portfolio.

Operative Projekt-/ Programmplanung

Unterstützung der Erarbeitung von Projekt- und Programmanträgen im Bereich Finanzen und Administration in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Projektteam unter Einhaltung internationaler Standards.
Unterstützung des PMK bei der Geberkommunikation, insbes. im Bereich Finanzen und Administration.

Operative Projekt-/ Programmumsetzung

Administrative Projektkontrolle, Finanz- und Budgetkontrolle, Kontrolle der Kostenumlage und -deckung.
Management von Projektmitteln (inkl. Mittelabrufe und -anforderungen bei Fremdmittelgebern, Abrufe und Verwaltung von Eigenmitteln, Mitteltransfers in Projektländer, etc.).
Monatliche, quartalsweise und jährliche Überwachung und Kontrolle aller betreuten Projekte und Programme (via WINPACCS, etc.).
Prüfung von Beschaffungen vor dem Hintergrund externer und interner Richtlinien und Standards.
Sicherstellung der Dokumentation aller administrativen und finanziellen Vorgänge in Projekten und Programmen, interne Anlage und Abschluss sowie kontinuierliche Pflege von Projekten und Programmen.
Nachhaltung von Vertragslaufzeiten und Vertragsmanagement im Projekt- und Programmkontext (Partnerverträge, Geberverträge, relevante Personalverträge, etc.).

Operative Projekt-/ Programmabschluss

Finanzielle und administrative Berichterstattung zu Projekten und Programmen (mit Konsolidierung der Zulieferungen durch PMK).

Risiko- und Finanzmanagement

Dienstreisen (Controlling, Fortbildung etc.) in die betreuten Projekt- und Programmländer.
Überwachung und Vorprüfung von Jahresabschlüssen.
Betreuung von Projekt- und Programmaudits sowie administrativen und finanziellen Anfragen von Gebern und Partnern.
Aufarbeitung von Auditempfehlungen mit den Landes-/Regionalbüros und in Abstimmung mit der Stabsstelle Interne Revision, Audits- und Risikomanagement und PMK.
Standardisierte Aktenführung (digital & physisch).
Unterstützung des PMK bei der Steuerung von Risikoanalyse und Risikomanagement in den die betreuten Projekt- und Programmländer im Bereich Finanzen und Administration.
Verantwortung für die Core Cost Planung und Monitoring in Abstimmung mit PMK und Länder-/Regionalbüro.
Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern
Steuerung von Assessments mit potenziellen Projektpartner (mit Konsolidierung der Zulieferungen von PMK).
Unterstützung der Landes-/Regionalteams bei Partner Assessments.
Steuerung und Begleitung von Kapazitätsaufbau mit lokalen Partnerorganisationen.
Kollaboration und Kommunikation mit Gebern, Partnern, Behörden, etc. in enger Absprache mit PMK.
Vertretung der Organisation bei relevanten Koordinationsmeetings, -foren oder Arbeitsgruppen (z.B. VENRO, ADH) und Events.
Unterstützung bei der Berichterstattung bei Qualitätsprofilen für Geber (z.B. AA-Qualitätsprofil).

Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern

Interne Zulieferung von Infos und Koordination mit anderen Arbeitsbereichen, insbesondere mit der Abteilung Finanzen und dem Bereich Personal und Verwaltung.

Stellenumfang

Vollzeit (39 Stunden / Woche)

Ort

Arbeitsort ist Bonn, Mobiles Arbeiten innerhalb von Deutschland nach Absprache möglich

Vertragsdauer

Projektbefristeter Arbeitsvertrag bis Ende 2026 mit der Option auf vorzeitige Entfristung

Berichtsweg

Teamleitung Europa

Überzeuge uns durch

Hochschulabschluss in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Wirtschaftswissenschaften, Finanzen, Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften mit Bezug zur humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in Verbindung mit Berufserfahrung.
Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit sowie im Umgang mit den entsprechenden Gebern und der Durchführung von Prüfungen.
Fundierte Kenntnisse des Förderrechts, der Verwaltung öffentlicher Mittel, des Gemeinnützigkeitsrechts und der Compliance-Anforderungen in unseren Geschäftsbereichen.
Erfahrung im Projektcontrolling, insbesondere mit der Planung und Überwachung von Budgets und Finanzflüssen in Förderprojekten.
Erfahrung mit Zuwendungsverträgen, Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Auditvorbereitungen, idealerweise mit öffentlichen Gebern wie AA, BMZ, EU, SIDA und ECHO.
Sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich an schnell ändernde Prioritäten anzupassen.
Fähigkeit, auch in Stresssituationen selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
Erfahrung in der Arbeit in internationalen Teams; ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
Fähigkeit, mit unterschiedlichen Interessensgruppen diplomatisch und wirkungsvoll zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Reisebereitschaft.

Sprachen

Englisch (C1) und Deutsch (C1) in Wort und Schrift

Was wir bieten

Gehalt und Finanzen

Ein leistungsgerechtes, attraktives Gehalt; angelehnt an den TVÖD Entgeltstufe 11, je nach Qualifikation und einschlägiger Erfahrung.
Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge nach zwei Jahren Betriebszugehörigkeit.
Firmenlaptop und zusätzliche Ausstattung für mobiles Arbeiten.
Fahrrad-Leasing.

Arbeitszeiten und Urlaub

30 Tage Urlaub zur freien Verfügung, plus 3,5 Tage Betriebsferien (Heiligabend, Silvester und Karneval).
Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten, um berufliche Anforderungen und persönliche Interessen in Einklang zu bringen.
Möglichkeit des mobilen Arbeitens aus anderen EU-Ländern für bis zu vier Wochen im Jahr.

Wirkung

Eine anspruchsvolle und sinnvolle Tätigkeit mit Verantwortung und der Freiheit, eigene Prioritäten zu setzen.
Ein internationales Arbeitsumfeld, das sich durch ein hohes Maß an Engagement und Teamgeist auszeichnet.
Flache Hierarchien und ein respektvolles Miteinander im Team.
Wir unterstützen den Einarbeitungsprozess mit einem maßgeschneiderten Mentoring-Programm.

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Über uns

Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. ist eine gemeinnützige, unabhängige Hilfsorganisation, die anlässlich des Krieges in Afghanistan 1981 gegründet wurde und mittlerweile weltweit tätig ist. Help sorgt mit einem jährlichen Projektvolumen von über 60 Mio. Euro für schnelle Hilfe bei Katastrophen und nachhaltigen Wiederaufbau für und mit Menschen in Not, vor allem in Afrika, Asien und Europa.

Als weltweit operierende Organisation in der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit erhält Help durch Mittelzuwendungen nationaler und internationaler Geber hohe Anerkennung und ist den nationalen wie internationalen Standards der humanitären Hilfe sowie der transparenten Mittelverwendung und Wirkungskontrolle verpflichtet.

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Wir freuen uns auf dich!

Wir freuen uns über dein Interesse an unserer Organisation. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest du Schwierigkeiten mit dem Upload deiner Daten haben, wende dich gerne per Email an bewerbung@help-ev.de.