Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Wir, Help – Hilfe zur Selbsthilfe e. V. (nachfolgend auch „Help“, „wir“ oder „uns“), informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Help – Hilfe zur Selbsthilfe e. V.
Adenauerallee 131a
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-91529 0
E-Mail: datenschutz@help-ev.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Rechtsanwalt Boris Reibach, LL.M.
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
3. Informationen zu relevanten Verarbeitungszwecken
3.1 Durchführung des Bewerbungsverfahrens
3.1.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Durchführung des Bewerbungsverfahrens) und ggfs. für die Ermöglichung der Verteidigung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten.
3.1.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung / Vertragsanbahnung). Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir ggfs. zudem auf Grundlage von § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO.
Sofern wir für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen personenbezogene Daten bei Referenzgebern (z.B. ehemaligen Arbeitgebern) erheben und verarbeiten, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung). Die berechtigten Interessen liegen hierbei darin, ein umfassendes Bild von Ihnen als Bewerber zu erhalten. Wir erheben personenbezogene Daten nur bei von Ihnen benannten Referenzgebern und informieren Sie vorab darüber. Sofern Sie der Erhebung von personenbezogenen Daten bei Referenzgebern widersprechen, wird eine solche Erhebung nicht erfolgen.
Eine etwaige Datenverarbeitung zur Verteidigung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung). Die berechtigten Interessen liegen hierbei darin, den rechtmäßigen Ablauf des Bewerbungsverfahrens in einem etwaigen Verfahren beweisen zu können. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir in diesem Zusammenhang ggfs. zudem auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.
3.1.3. Empfänger:
Folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf Ihre Daten nehmen:
- zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung
- zuständige Mitarbeiter des Fachbereichs, für den ggfs. eine Stellenbesetzung erfolgen soll
- unsere Geschäftsführung
- zuständige Mitglieder des Betriebsrats
- Auftragsverarbeiter, die uns im Rahmen des Bewerbermanagements mit der Erbringung und Wartung von IT-Services unterstützen, wie der Dienstleister unserer Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software
3.1.4. Speicherdauer:
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, löschen wir die Daten aus Ihrem Bewerbungsverfahren nicht vollständig, sondern nehmen diese im erforderlichen Umfang zu Ihrer Personalakte. Wir verarbeiten diese sodann zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Hierüber werden wir Sie sodann in gesonderter Form genauer informieren.
Sofern Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre Bewerbungsdaten entweder aufgrund einer von Ihnen ggfs. erteilten Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool weiterhin speichern (siehe Ziffer 3.2) oder spätestens nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens löschen.
3.1.5. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.1.6. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung nachstehend aufgeführter personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Daten zu Ihrem Werdegang, Ihrer Ausbildung und Qualifikation
Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.
3.1.7. Quellen und Kategorien der personenbezogenen Daten:
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten erhoben haben, stammen diese aus folgenden Quellen:
- Ihrem öffentlich einsehbaren Profil in berufsbezogenen Social-Media Netzwerken (wie StepStone, Monster, LinkedIn, Xing)
- Referenzgeber (z.B. ehemalige Arbeitgeber), die Sie uns mitteilen
Es handelt sich hierbei i.d.R. um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Daten zu Ihrem Werdegang, Ihrer Ausbildung und Qualifikation
- Daten zu etwaigen Weiterbildungsmaßnahmen und Zusatzqualifikationen
- allgemeine Daten von Referenzgebern zu Ihnen, Ihrem Arbeits- / Führungsstil sowie Sozialverhalten
3.2 Aufnahme in Bewerberpool
3.2.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Sofern Ihre Bewerbung nicht zu einer Anstellung bei uns geführt hat und Sie uns für spätere Stellenausschreibungen die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Bewerberpool gestattet haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um Sie bei künftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen und kontaktieren zu dürfen sowie Ihre diesbezügliche Einwilligung nachweisen zu können.
3.2.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung für die Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 a) DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.
Sofern wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, erfolgt die Datenverarbeitung zudem auf Basis des Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2, 3 BDSG.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter auf Basis der Einwilligung verarbeiten. Allerdings berührt der Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit solcher Verarbeitungen, die bereits vor dem Widerruf auf Basis der Einwilligung erfolgt sind. Sie bleiben also auch nach dem Widerruf rechtmäßig. Ihre Einwilligung widerrufen können Sie unter: Personal@help-ev.de
Die Datenverarbeitung für den Nachweis Ihrer Einwilligung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
3.2.3. Empfänger:
Folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf Ihre Daten nehmen:
- zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung
- unsere Geschäftsführung
- Auftragsverarbeiter, die uns im Rahmen des Bewerbermanagements mit der Erbringung und Wartung von IT-Services unterstützen, wie der Dienstleister unserer Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software
3.2.4. Speicherdauer:
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, speichern wir Ihre Daten für höchstens 12 Monate nach Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens (Ablauf Ihrer Einwilligung). Sofern Sie vorher den Widerruf Ihrer Einwilligung erklären, löschen wir Ihre Daten unverzüglich.
Ihre personenbezogenen Daten, die wir zum Nachweis Ihrer Einwilligung verarbeiten, löschen wir 3 Jahre nach Schluss des Jahres, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder diese abgelaufen ist (s.o.).
3.2.5. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.2.6. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten für den zuvor genannten Zweck bereitzustellen. Sofern Sie uns für spätere Stellenausschreibungen die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Bewerberpool nicht gestatten, können wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch nicht verarbeiten, um Sie bei künftigen Stellenausschreibungen zu berücksichtigen und zu kontaktieren.
4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung
Sofern eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen erfolgt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
Sie können bei uns eine Kopie der konkreten Garantien zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die unter Ziffer 1. angegebenen Kontaktdaten.
5. Betroffenenrechte
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (Art. 15 DSGVO)
- die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
- die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).
- die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. an Stelle einer Löschung der Daten (Art. 18 DSGVO)
- Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO)
- eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf, Art. 7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.
Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Stand: 05.04.2024